こんにちは！安堂達也です。
「えっ💦そんなこと決まってたの？聞いてない！」
職員からこんな声が上がること、ありませんか？
これ、意思決定プロセスが不透明な園でよく起きる問題です。
口頭での決定が生む混乱
多くの園では、園長が日常の中で口頭で指示を出し、それで物事が決まっていきます。
「あ、そうだ。来週の遠足、雨天決行にしましょう。」
「保護者会の日程、来月15日でいいですか？」
その場にいた職員は聞いているけど、いなかった職員は知らない。
結果、情報の分断が起きます。
I園では、正職員の会議で決まったことがパート職員に伝わらず、当日になって「聞いてません！」とパニックに。
行事の準備に大きな支障が出ました。
階層的な意思決定プロセスを作る
解決策として、私はこんな構造を提案しています。
レベル1：運営会議（月1回）
- 参加者：園長、副園長、教頭など幹部層
- 内容：園の方針、重要事項の決定
- 記録：議事録作成、共有フォルダに保存
レベル2：リーダー会議（月2回）
- 参加者：学年主任、各係のリーダー
- 内容：運営会議の伝達、現場の課題共有
- 記録：議事録作成、共有フォルダに保存
レベル3：職員会議（月1回）
- 参加者：全職員（正職員、パート含む）
- 内容：決定事項の報告、周知
- 記録：議事録作成、欠席者にも配布
「いつ」「誰が」「何を」決めたか記録する
重要なのは、すべての決定を記録に残すことです。
記録すべき項目
- 決定日時
- 参加者
- 議題
- 決定内容
- 理由
- 実施期限
- 担当者
これらを文書化し、共有フォルダやクラウドに保存。
いつでも誰でも確認できる状態にします。
デジタルツールで情報共有をスムーズに
J園では、Googleドライブを活用しています。
📁2024年度
📁運営会議議事録
📁リーダー会議議事録
📁職員会議議事録
📁各種決定事項
こんな感じでフォルダ分けし、全職員がアクセス可能に。
「あれ、どう決まったんだっけ？」と思ったら、すぐに確認できます。
シンプルなルールと職員教育
ただし、プロセスが複雑すぎると逆効果です。
✕悪い例：
「この件は、まず係リーダーに相談して、承認されたら学年主任に報告して、さらに教務主任の許可を得てから、副園長に稟議書を出して…。」
こんな煩雑な手続きは、誰もやりたくありません。
○良い例：
「日常業務の変更は学年主任まで。新しい取り組みや予算が関わることは運営会議で決定。」
シンプルに、誰が見ても分かるルールにしましょう。
そして、年度初めに必ず職員全員に説明会を実施。
「うちの園の意思決定は、こうやって進めます」と明確に伝えることが大切です。
透明性が信頼を生む
結論
意思決定プロセスが透明な組織は、職員の信頼度が高く、無駄な混乱が少なく、業務効率が良いです。
“誰が決めたか分からない” という不満は、組織への不信感につながります。
あなたの園の意思決定、今、透明ですか？
見直すなら、今です！
「文責 幼稚園経営コンサルタント 安堂達也」