「誰が何をやるの？」が明確な園は強い！業務分掌の整備術【ブログ】

こんにちは！安堂達也です。

「結局、誰がやるの！？」 「それ、私の仕事だったの！？」

あなたの園で、こんな会話が聞こえてきませんか？

これ、業務分掌が曖昧な園でよく起きる問題なのです。

分掌が曖昧だと、こんなことが起きる

あるF園でのお話です。

運動会の準備期間、Gさんは、プログラム作成は自分の担当だと思って作業していました。
ところが途中で、Hさんが「え、それ私がやることになってたんですけど…。」と言い出した。

結果、二人とも同じ作業をしていて、時間が無駄に。
しかも「なんで早く言わないの…！？」とお互いイライラ。
人間関係にもヒビが入りました。

逆に、“重要な業務なのに誰も手をつけていない” というケースも。
「誰かがやってくれるだろう」と思っていたら、誰もやっていなかったなんてことも…。

業務分担表で「見える化」する

解決策はシンプル。
業務内容を文書化し、誰が何を担当するのか明確にすることです。

この表を一度作れば、翌年は担当者の名前を入れ替えるだけ。効率的ですよね。

カテゴリー分けで分かりやすく

業務をカテゴリーに分けるのもポイントです。

教育活動系

• 年間指導計画
• 月案・週案作成
• 教材研究

行事系

• 運動会準備
• 発表会準備
• 遠足企画

渉外・広報系

• 保護者会運営
• ホームページ更新
• 地域連携

管理系

• 備品管理
• 予算管理
• 安全管理

こうしてカテゴリー分けすることで、全体像が把握しやすくなります。

新人もベテランも安心できる

業務分担が明確になると、良いことがたくさんあります。

新人にとって ・・・「私は何をすればいいのか」が分かる。余計な不安がなくなる。
ベテランにとって ・「これは私の仕事じゃない。」と明確に言える。無駄な業務を押し付けられない。
管理職にとって ・・全体を俯瞰しやすい。人員配置の偏りにも気づける。

年度初めに必ず確認を

業務分担表は、作って終わりじゃありません。

年度初めに全職員で確認する時間を取りましょう。
「今年度、あなたの担当はこれです。」と明確に伝えることで、一年間の見通しが立ちます。

そして、年度途中で変更があった場合は、必ず文書で全員に通知。
口頭だけだと伝わらないことがあります。

明確な分掌が、ストレスを減らす

結論
“誰が何をやるのか” が明確な職場は、無駄な混乱やストレスが少なく、スムーズに業務が進みます。
あなたの園の業務分担、今週中に見直してみませんか？
新年度を前に、今がチャンスです！

「文責　幼稚園経営コンサルタント 安堂達也」